STELLENAUSSCHREIBUNG
Willkommen bei der Heinrich-Böll-Stiftung Brandenburg für Ökologie, Demokratie und Soziales e.V., einem Ort, an dem grüne Ideen und Projekte entstehen. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Leidenschaft für Politik, Demokratie, Ökologie, Selbstbestimmung und Gerechtigkeit in die Tat umzusetzen. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten die Zukunft mit. Ihre Kreativität und Ihre Ideen sind bei uns gefragt, sei es in der Position der politischen Bildungsreferent*in, in der Verwaltung oder im Engagement für eine inklusive Gesellschaft. Bei uns finden Sie den nächsten Schritt für eine sinnstiftende Karriere.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Projektverwaltung/Verwaltungskraft (w/m/d) für unser Büro in Potsdam mit 30 bis 40 Stunden/Woche, in Anlehnung an TV-L 9
Vorrangige Aufgabenfelder
- Koordination und Umsetzung der Projektadministration in enger Abstimmung mit den Bildungsreferent*innen und der Geschäftsführung: Buchen von Veranstaltungsräumen und Catering, Einholen von Vergleichsangeboten, Vorbereiten von Dienst- und Werkverträgen, Veranstaltungsbetreuung, etc.
- Durchführen und Dokumentation einfacher Vergaben, Erstellen von zuwendungsrechtlichen Vermerken, etc.
- Umsetzen der vorbereitenden Buchhaltung und - bei entsprechender Qualifikation - der Buchhaltung in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung: Vorbereiten, Bearbeiten, Hochladen und Archivieren der Belege, Belegprüfung im Vier-Augen-Prinzip
- Eigenverantwortliches Büromanagement, inkl. Posteingang, Bestellungen und Beschaffung, Terminkoordination, Aktenführung, Ablage, Protokollfertigung, Verwaltung der Projekt- und Vertragslisten etc.
- Vorbereitung und administrative Abwicklung von Dienstreisen, Reisekostenabrechnungen
- Unterstützen der Geschäftsführung bei allen anfallenden administrativen Tätigkeiten
- Unterstützung des Teams in allgemeinen Bürotätigkeiten: Versand von Publikationen, Einladungen, etc.
Anforderungen
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder verwandten Bereich
- Möglichst mindestens zweijährige Berufserfahrung als Projektadministration, Verwaltungskraft, Sachbearbeitung, Buchhaltung bzw. einer vergleichbaren Position
- Gute Verwaltungskenntnisse und Gestaltungswillen in der Anwendung
- Erfahrungen im Zuwendungs- und Vergaberecht bzw. in der Verausgabung öffentlicher Mittel
- Möglichst Erfahrungen in der Anwendung von DATEV
- Sicher in der Anwendung von Word und Excel, bspw. für die Abrechnung von Projekten
- Leistungsbereitschaft, Handlungskompetenz und Organisationstalent
- Sorgfalt und Verlässlichkeit
- Fähigkeit zu selbstständiger, konzentrierter und fokussierter Arbeit
- Kommunikationsfähigkeit, Kooperations- und Teamfähigkeit
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
- Gender- und Diversitykompetenz
- Bereitschaft hin und wieder in den Abendstunden und am Wochenende zu arbeiten (Seminar- und Veranstaltungsbetreuung)
In dieser Position füllen Sie eine wichtige Rolle im Team aus. Mit Ihrer Arbeit tragen Sie wesentlich zu einer erfolgreichen Umsetzung unserer Bildungsarbeit bei. Wir bieten Ihnen ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld in einem interessanten Umfeld, die Möglichkeit sich fortzubilden und sich weiterzuentwickeln. Unser modernes Büro liegt zentral in der Potsdamer Innenstadt. Die Arbeitszeit kann in Absprache mit der Geschäftsführung flexibel gestaltet werden, soweit die Aufgaben dies zulassen. Die Stelle ist zunächst befristet bis zum 28.02.2026, es besteht die Option auf Verlängerung.
Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit den entsprechenden Nachweisen und der Angabe mit welchem Stundenumfang Sie für uns tätig werden möchten an folgende E-Mailadresse: info@boell-brandenburg.de. Bitte lassen Sie uns auch wissen, ab wann Sie die Stelle antreten können.
Potsdam, den 28. Februar 2024